Zo bereid je de aanvraag goed voor
Begin met het echte adres en de datum. Noteer vervolgens het totale aantal gasten én een inschatting van het aantal mensen dat tegelijk op de dansvloer staat. Beschrijf de zaal: binnen of buiten, breed of lang, hoge of lage ruimte, harde wanden of veel textiel. Voeg foto’s toe als het decor en de plaatsing belangrijk zijn. Daarmee kunnen we beter beoordelen of White 60, White 100 of een andere set logisch is.
Geef het volledige programma door. Een diner met rustige muziek vraagt iets anders dan vijf uur house. Meld speeches, zang, live-instrumenten, ceremonie in een tweede ruimte en bijzondere cues. Controleer bij de locatie welke geluidslimiet geldt, waar de stroompunten zitten en of rook of laser is toegestaan. Een set kan technisch krachtig genoeg zijn, maar moet binnen de regels van de locatie worden gebruikt.
Stem met de DJ af welk systeem nodig is. Vraag naar controller, spelers, mixer, laptop, vinyl, hoofdtelefoon en monitoring. Een technische rider is nuttig, maar controleer of deze actueel is. Wanneer meerdere DJ’s draaien, plan je ook de change-over. Onze gids over DJ-wissels plannen voorkomt dat kabels tijdens een set moeten worden omgestoken.
Tot slot zijn logistieke gegevens essentieel: vanaf hoe laat mag er worden opgebouwd, wanneer begint het event, wanneer eindigt het en wanneer kan worden opgehaald? Beschrijf laad- en losregels, trappen en loopafstand. De configurator verzamelt deze informatie in stappen. Na verzending controleren we de complete combinatie en reageren we zo snel mogelijk met de bevestiging.
Twijfel je tussen wit en meer vermogen?Stuur de zaalmaat, gasten, muziekstijl en een foto. Dan beoordelen we uitstraling en dekking samen, in plaats van alleen op kleur te kiezen.